CONTRACT (OFFER) FOR PARTICIPATION IN THE EVENT

This contract is an accession agreement in accordance with Art. 387 of the Civil Code of the Kyrgyz Republic and a public offer (an offer addressed to an indefinite circle of persons in accordance with Art. 396 and 398 of the Civil Code of the Kyrgyz Republic) by “I Am Ultra” LLC, registered under the current tax legislation of the Kyrgyz Republic, TIN 01912202210260 (hereinafter “Organizer”), which invites individuals to accept this offer for the provision by Organizer of services related to participation in the “Ultra Issyk Kul” ultramarathon race (hereinafter “Event”) in order of and on the terms established by this contract (hereinafter “Contract”). The person who accepts the offer, that is, in accordance with Art. 399 of the Civil Code of the Kyrgyz Republic, and enters the Contract is hereinafter referred to as “Participant”. When Organizer and Participant are jointly mentioned in the Contract, they are referred to as “Parties”; when either is mentioned separately, “Party”.

1. THE SUBJECT OF CONTRACT

1.1. The subject of this Contract is the provision by Organizer of services that ensure the holding of the Event. The use of these services by Participant is hereinafter referred to as “Participation”, and the cost of the services, as set by Organizer, as “Fee”.

1.2. Detailed information about the Event, including the date, place, route, and other essential conditions, is published by Organizer on the Event website at: https://ultra-issyk-kul.com/ (hereinafter “Site”).

1.3. In addition to the services specified in clause 1.1 of the Contract, Organizer offers services for organizing accommodation, meals, and transfers for participants for the duration of the Event, which are hereinafter referred to as “Participant Package”. The purchase of the Participant Package is only available after the payment of the Fee, but, in any case, is not mandatory. The essential conditions of the Participant Package are published on the Site.

1.4. Organizer has the right to offer services not described in clause 1.1 of the Contract but related to Participation (coaching services, etc.); however, the conditions for the provision of such services are not determined by the Contract, therefore, Organizer and Participant must enter into separate agreements regarding.

2. PROCEDURE FOR ENTERING INTO CONTRACT AND PAYING FOR SERVICES

2.1. A potential participant of the Event should study all the information on the Site, including the content of the Contract, and, if necessary, contact Organizer for clarification. Organizer ensures that the Site provides up-to-date contact details and technical solutions for communications, such as feedback forms and (or) a web messenger.

2.2. After studying the terms of Contract, a potential participant of the Event must create an account on the website https://runningexpert.com/register/ (hereinafter “Personal Account”), fill out the participant profile and pay the Fee in accordance with the instructions specified in the Personal Account.

2.3. The amount of the Fee is published by Organizer on the Site and reiterated in the Personal Account. Organizer has the right to change the amount of the Fee: increase it as the date of the Event approaches, offer promotional discounts, or change it in any other way at their discretion.

2.4. From the moment of payment of the Fee, the Contract is considered binding, that is, the fact of payment is the acceptance of the offer, or the full and unconditional acceptance of the terms of Contract in accordance with Art. 399 of the Civil Code of the Kyrgyz Republic. At the request of Participant, the Contract may be drawn up in writing and signed by Parties.

2.5. After entering into the Contract, Participant is entitled (but not obliged) to pay for the Participant Package. Payment can be made either in full or in part, in accordance with the conditions specified in the Personal Account and further explained by Organizer after the conclusion of the Contract.

3. REFUND PROCEDURE

3.1. Prior to the closing of registration for the Event (related information is published by Organizer on the Site), Participant may at any time request a refund of the Fee. Within 20 (Twenty) business days after receiving the request, Organizer returns the cost of the Fee less 10 (Ten) percent.

3.2. After the registration for the Event is closed, the Fee is not refundable, but the Participant has the following options:

  • Transfer the right to Participation to another person, but only if there are at least 3 (Three) weeks remaining before the start date of the Event;
  • Request to carry their Participation over to the next year; Participant can invoke this right only once.

3.3. Participant may at any time request a refund for the Participant Package. If at least 3 (Three) weeks remain before the start date of the Event, the refund is made in full. Otherwise, Organizer will refund the amount actually paid by Participant less 25 (Twenty-five) percent of the total cost of the Participant Package. Refunds will be made within 20 (Twenty) business days after receiving the request.

3.4. Disqualification of Participant due to violation of the rules of the Event automatically leads to the termination of the Contract without a refund to Participant and any compensation whatsoever. The rules of the Event (hereinafter “Rules”) determine requirements for the behavior of Participant directly during the Event. Rules are delivered to Participant well in advance of the Event, but their fundamental principles in any case cannot differ from those generally accepted in this sport— ultramarathon, including road races.

4. RIGHTS AND OBLIGATIONS OF PARTIES

4.1. Organizer obliges to:

4.1.1. Guarantee proper quality of the provision of services that ensure the holding of the Event.

4.1.2. Inform Participant in detail about all the features of the Event so that Participant has an expressly clear idea of the challenges that they will be facing during Participation and are ready for them physically, psychologically, and organizationally, including availability of necessary equipment.

4.1.3. Keep confidential any information about Participant, including medical information, obtained in the process of organizing and holding the Event; disclose any information about Participant only with their direct and explicit consent; and publish on the Site a personal data processing policy available to view by any Site visitor.

4.2. Organizer has the right to:

4.2.1. Determine the order for holding the Event and the cost of the Fee and Participant Package, as well as establish the Rules.

4.2.2. Deny Participation to Participant if they violate the terms of Contract and (or) the legislation of the Kyrgyz Republic; and disqualify Participant during the Event for violation of the Rules.

4.2.3. With the consent of Participant, use information about them as well as photo and video materials featuring them to advertise the Event and for other purposes that do not violate the rights of Participant and the legislation of the Kyrgyz Republic, including transferring this information to third parties, if necessary to ensure Participation.

4.3. Participant has the right to:

4.3.1. Demand that Organizer provides information on any questions regarding Participation.

4.3.2. Request that Organizer provides additional services related to Participation, including changing the living arrangements, individual meals, accommodation for accompanying persons, coaching services, etc.

4.3.3. Demand the execution of the Contract and all additional agreements in writing.

4.3.4. Demand a refund of the full cost of the Fee and additional services if the Event does not take place or is postponed due to the fault of Organizer.

4.4. Participant obliges to:

4.4.1. Provide complete and truthful information about the level of their training, previous experience, state of health, and presence of any medical contraindications.

4.4.2. Conduct proper preparation in order to be in appropriate physical condition by the beginning of the Event.

4.4.3. Strictly comply with the Rules, as well as all requirements set forth by Organizer regarding safety during the Event.

4.4.4. Provide themselves with sportswear, footwear, and other equipment necessary for Participation, as well as follow Organizer’s recommendations for nutrition and drinking regimen directly while covering the ultramarathon distance.

4.4.5. Make payments in accordance with the procedure established by the Contract.

5. DISCLAIMER

5.1. Services under the Contract may be provided only and exclusively to persons who do not have medical contraindications for participation in the Event and who have relevant experience. Organizer shall take all reasonable measures to ensure that the services provided meet safety requirements, including, but not limited to:

  • Questioning Participant about their current state of health, history of illness and injury, the presence or lack of chronic conditions;
  • Organizing a medical examination of Participants before the start of the Event;
  • Medical support during the entire period of the Event.

Considering the measures taken, Organizer under no circumstances shall be held responsible for the consequences of Participation for the health of Participant.

5.2. By entering into the Contract, Participant acknowledges and confirms their awareness of the risks associated with physical activity and assumes full responsibility for their health and physical condition.

5.3. Organizer shall not be held responsible for any adverse consequences for Participant directly or indirectly related to Participation. An exception can only be made for the direct causal relationship between Organizer’s knowingly illegal action or inaction, including negligence, and the resulting consequences for Participant; however, such incidents must be resolved in accordance with the legislation of the Kyrgyz Republic.

5.4. Organizer does not provide insurance coverage to participants of the Event. Therefore, if Participant wishes to insure, they are personally responsible for organizing the insurance coverage they deem relevant.

5.5. Organizer shall not be held liable for non-fulfillment or improper fulfillment of obligations under the Contract if proper fulfillment was impossible due to force majeure, that is, extraordinary, unavoidable, and insurmountable circumstances.

6. TERM, AMENDMENT, AND EARLY TERMINATION OF CONTRACT

6.1. The Contract comes into effect from the moment of acceptance of the offer, that is, payment by Participant of the Fee (see also clause 2.4 of the Contract) and is valid until the end date of the Event.

6.2. In accordance with Art. 387 of the Civil Code of the Kyrgyz Republic, Participant accepts the Contract in its entirety by entering and cannot demand changes to the terms of Contract, except for the cases listed in paragraph 2 of this article.

6.3. The Contract may be terminated early by mutual agreement of Parties or at the request of one of the Parties at any time. Termination of Contract does not release Parties from their obligations, as well as from liability for violation of the terms of Contract (in accordance with paragraph 4 of Art. 385 of the Civil Code of the Kyrgyz Republic).

7. DISPUTES

7.1. All disputes related to the execution, interpretation, and termination of the Contract shall be resolved by Parties through negotiations.

7.2. In case of failure to reach an agreement during the negotiations specified in clause 7.1 of the Contract, the Party concerned must send a claim in writing or using any other means of communication that record the fact of its dispatch and receipt, or such claim must be handed over to the other Party against receipt.

7.3. The Party to which the claim is sent obliges to consider it and respond in writing within 15 (Fifteen) business days from the date of receipt of the claim.

7.4. If it is impossible to resolve disputes and disagreements through negotiations, the interested Party has the right to file a claim with the court at their place of residence or address of the defendant in accordance with Art. 30 of the Code of Civil Procedure of the Kyrgyz Republic.

8. FINAL PROVISIONS

8.1. The Contract is composed in the English and Russian (as the official language of the Kyrgyz Republic) languages; both texts are equally authentic.

8.2. Provisions of Art. 360 of the Civil Code of the Kyrgyz Republic cannot be applied to the relations between Parties as determined by the Contract.

8.3. All circumstances not provided for by the Contract shall be regulated in accordance with the legislation of the Kyrgyz Republic.

ДОГОВОР (ОФЕРТА) НА УЧАСТИЕ В МЕРОПРИЯТИИ

Настоящий договор является договором присоединения в соответствии со ст. 387 ГК Кыргызской Республики и публичной офертой (предложением, адресованным неопределенному кругу лиц в соответствии со ст. 396 и 398 ГК КР) Общества с ограниченной ответственностью «Я – Ультра», зарегистрированного по действующему налоговому законодательству КР, ИНН 01912202210260, именуемого в дальнейшем «Организатор», который предлагает физическим лицам акцептовать настоящую оферту на оказание Организатором услуг, связанных с участием в сверхмарафонском забеге «Ультра Иссык-Куль» (далее – «Мероприятие») в порядке и на условиях, установленных данным договором (далее – «Договор»). Лицо, акцептовавшее оферту, то есть в соответствии со ст. 399 ГК КР, заключившее Договор, далее именуется «Участник». При совместном упоминании в Договоре Организатора и Участника используется определение «Стороны», а при упоминании по отдельности – «Сторона».

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Предметом Договора является оказание Организатором услуг, обеспечивающих проведение Мероприятия. Использование этих услуг Участником далее именуются «Участие», а их стоимость, устанавливаемая Организатором, далее именуется «Взнос».

1.2. Подробная информация о Мероприятии, включая дату, место, маршрут и прочие существенные условия, публикуется Организатором на сайте Мероприятия по адресу: https://ultra-issyk-kul.com/ (далее – «Сайт»).

1.3. В дополнение к услугам, указанным в пункте 1.1 Договора, Организатор предлагает услуги по организации проживания, питания и проезда участников на время проведения Мероприятия, которые далее именуются «Пакет Участника». Приобретение Пакета Участника доступно только после оплаты Взноса, но в любом случае не является обязательным. Существенные условия Пакета Участника публикуются на Сайте. 

1.4. Организатор вправе предлагать услуги, не описанные в настоящем разделе Договора (тренерские услуги и т. п.), однако условия оказания таких услуг Договором не определяются, поэтому Организатор и Участник должны заключать отдельные соглашения.

2. ПОРЯДОК ЗАКЛЮЧЕНИЯ ДОГОВОРА И ОПЛАТЫ УСЛУГ

2.1. Потенциальный участник Мероприятия должен изучить всю информацию на Сайте, включая содержание Договора, а при необходимости обратиться к Организатору за разъяснениями. Организатор обеспечивает наличие на Сайте актуальных контактных данных и технических решений для коммуникаций вроде форм обратной связи и (или) веб-мессенджера.

2.2. После ознакомления с условиями Договора потенциальный участник Мероприятия должен завести учетную запись на сайте https://runningexpert.com/register/ (далее – «Личный кабинет»), заполнить анкету участника и оплатить Взнос в соответствии с указанными в Личном кабинете инструкциями. 

2.3. Размер Взноса публикуется Организатором на Сайте и дублируется в Личном кабинете. Организатор вправе менять размер Взноса: увеличивать по мере приближения даты Мероприятия, предлагать акционные скидки или менять любым другим образом по своему усмотрению.

2.4. С момент оплаты Взноса Договор считается заключенным, то есть факт оплаты – это акцепт оферты, или полное и безоговорочное принятие условий Договора в соответствии со ст. 399 ГК КР. По желанию Участника Договор может быть составлен в письменном виде и подписан Сторонами.

2.5. После заключения Договора Участник вправе (но не обязан) оплатить Пакет Участника. Оплата может осуществляться как полностью, так и частично, в соответствии с условиями, указанными в Личном кабинете и дополнительно разъясняемыми Организатором после заключения Договора. 

3. ПОРЯДОК ВОЗВРАТА ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

3.1. До закрытия регистрации на Мероприятие (информация об этом публикуется Организатором на Сайте) Участник в любой момент может запросить возврат Взноса. В течение 20 (Двадцати) рабочих дней после получения запроса Организатор возвращает стоимость Взноса за вычетом 10 (Десяти) процентов.   

3.2. После закрытия регистрации на Мероприятие стоимость Взноса не возвращается, но Участник имеет возможность:

  • передать право на Участие другому лицу, но только в случае, если до даты начала Мероприятия остается не менее 3 (Трех) недель;
  • запросить о переносе Участия на следующий год; таким правом Участник может воспользоваться только один раз.

3.3. Участник в любой момент может запросить возврат денежных средств за Пакет Участника. В случае, если до даты начала Мероприятия остается не менее 3 (Трех) недель, возврат осуществляется в полном объеме. В противном случае Организатор возврату подлежит сумма, фактически оплаченная Участником за вычетом 25 (Двадцати пяти) процентов от полной стоимости Пакета Участника. Возврат осуществляется в течение 20 (Двадцати) рабочих дней после получения запроса.

3.4. Дисквалификация Участника из-за нарушения правил Мероприятия автоматически приводит к расторжению Договора без возврата денежных средств Участнику и каких бы то ни было компенсаций. Правила Мероприятия (далее – «Правила»), определяют требования к поведению Участника непосредственно во время Мероприятия. Правила доводятся до сведения Участника заблаговременно до начала Мероприятия, но их основополагающие принципы в любом случае не могут отличаться от общепринятых в данном виде спорта – сверхмарафоне, включая забеги по шоссе.

4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

4.1. Организатор обязан:

4.1.1. Обеспечивать надлежащее качество оказания услуг, обеспечивающих проведение Мероприятия.

4.1.2. Подробно информировать Участника обо всех особенностях Мероприятия, чтобы Участник имел абсолютно ясное представления о тех испытаниях, с которыми ему придется столкнуться во время Участия, и был готов к ним физически, психологически и организационно, включая наличие необходимой экипировки.

4.1.3. Сохранять в тайне любые сведения об Участнике, в том числе медицинского характера, полученные в процессе организации и проведения Мероприятия. Разглашать какие бы то ни было сведения об Участнике только при его прямом и явном согласии. Публиковать на Сайте политику обработки персональных данных, доступную для просмотра любым посетителем Сайта.

4.2. Организатор вправе:

4.2.1. Определять порядок проведения Мероприятия, стоимость Взноса и Пакета Участника, а также устанавливать Правила.

4.2.2. Отказывать в Участии при нарушении Участником условий Договора и (или) законодательства КР; дисквалифицировать Участника в период проведения Мероприятия за нарушение Правил.

4.2.3. С согласия Участника использовать сведения о нем, а также фото- и видеоматериалы с ним для рекламы Мероприятия и других целей, не нарушающих права Участника и законодательство КР, в том числе передавать эти сведения третьим лицам, если это необходимо для обеспечения Участия.

4.3. Участник вправе:

4.3.1. Требовать от Организатора предоставления информации по любым вопросам, касающимся Участия.

4.3.2. Запрашивать у Организатора предоставление дополнительных услуг, связанных с Участием, включая изменение условий проживания, индивидуальное питание, размещение сопровождающих лиц, тренерские услуги и т. п.

4.3.3. Требовать заключения Договора и всех дополнительных соглашений в письменном виде.

4.3.4. Требовать возврата полной стоимости Взноса и дополнительных услуг, если Мероприятие не состоялось или было перенесено по вине Организатора.

4.4. Участник обязан:

4.4.1. Предоставлять полную и правдивую информацию об уровне своей подготовки, предшествующем опыте, состоянии здоровья, наличии любых медицинских противопоказаний.

4.4.2. Проводить должную подготовку с тем, чтобы к началу Мероприятия находиться в адекватной физической форме.

4.4.3. Неукоснительно соблюдать Правила, а также все требования Организатора, касающиеся безопасности во время проведения Мероприятия.

4.4.4. Обеспечивать себя спортивной одеждой, обувью и другой экипировкой, необходимой для Участия, а также следовать рекомендациям Организатора по питанию и соблюдению питьевого режима непосредственно во время преодоления дистанции сверхмарафона.

4.4.5. Производить оплату в соответствии с установленным Договором порядком.

5. ОТКАЗ ОТ ОТВЕТСТВЕННОСТИ

5.1. Услуги по Договору могут быть оказаны только и исключительно людям, не имеющим медицинских противопоказаний для участия в Мероприятии и имеющие релевантный опыт. Организатор принимает все разумные меры с тем, чтобы оказываемые им услуги отвечали требованиям безопасности, включая, но не ограничиваясь:

  • анкетирование Участника о текущем состоянии здоровья, истории болезней и травм, наличии или отсутствии хронических заболеваний;
  • организация перед началом Мероприятия медицинского осмотра участников;
  • медицинское обеспечение во время всего периода проведения Мероприятия.

С учетом принимаемых мер Организатор ни при каких обстоятельствах не может нести ответственность за последствия Участия для здоровья Участника.

5.2. Заключая Договор, Участник признает и подтверждает свою осведомленность относительно рисков, связанных с физическими нагрузками, и берет на себя полную ответственность за свое здоровье и физическое состояние.

5.3. Организатор не может нести ответственность за любые неблагоприятные последствия для Участника, прямо или косвенно связанные с Участием. Исключение может составлять только прямая причинно-следственная связь между заведомо неправомерным действием или бездействием Организатора, включая халатность, и последствиями для Участника, но подобные ситуации должны разрешаться в соответствии с законодательством КР.

5.4. Организатор не предоставляет страховую защиту участникам Мероприятия, поэтому если Участник желает застраховаться, он несет личную ответственность за организацию необходимой ему страховой защиты.

5.5. Организатор не может нести ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по Договору, если надлежащее исполнение оказалось невозможным вследствие форс-мажора, то есть чрезвычайных, непредотвратимых и непреодолимых обстоятельств.

6. СРОК ДЕЙСТВИЯ, ИЗМЕНЕНИЕ И ДОСРОЧНОЕ РАСТОРЖЕНИЕ ДОГОВОРА

6.1. Договор вступает в силу с момента акцепта оферты, то есть оплаты Участником Взноса (см. также п. 2.4. Договора) и действует до даты окончания Мероприятия.

6.2. В соответствии со ст. 387 ГК КР Участник принимает Договор в целом путем присоединения и не может требовать изменения условия Договора, за исключением случаев, перечисленных в п. 2 этой статьи.

6.3. Договор может быть досрочно расторгнут по соглашению Сторон либо по требованию одной из Сторон в любой момент. Расторжение Договора не освобождает Стороны от принятых на себя обязательств, а также от ответственности за нарушение условий Договора (в соответствии с п. 4 ст. 385 ГК КР).

7. РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ

7.1. Все споры, связанные с заключением, толкованием, исполнением и расторжением Договора, должны разрешаться Сторонами путем переговоров.

7.2. В случае недостижения соглашения в ходе переговоров, указанных в п. 7.1 Договора, заинтересованная Сторона должна направить претензию в письменном виде или с использованием средств связи, обеспечивающих фиксацию факта ее отправления и получения, или такая претензия должна быть вручена другой Стороне под расписку.

7.3. Сторона, которой направлена претензия, обязана рассмотреть ее и ответить также в письменном виде в течение 15 (Пятнадцати) рабочих дней со дня получения претензии.

7.4. В случае невозможности разрешения споров и разногласий путем переговоров, заинтересованная Сторона имеет право обратиться с иском в суд по месту жительства или адресу ответчика в соответствии со ст. 30 ГПК КР.

8. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

8.1. Договор составлен на английском и русском (как официальном языке Кыргызской Республики) языках; оба текста являются равно аутентичными.

8.2. К отношениям Сторон, определяемых Договором, не могут быть применены положения ст. 360 ГК КР.

8.3. Все обстоятельства, не предусмотренные Договором, регламентируются в соответствие с законодательством КР.